EXCEL 3.. 2.. 1.. Dzień dobry!
3, 2, 1… Dzień dobry. Trafiłeś/aś na pierwszy wpis na blogu “pasjaexcela“. Będę chciał Cię przekonać, że każdy może w stopniu zaawansowanym posługiwać się Excelem, bez względu na to jak bardzo doświadczony jesteś na dzień dzisiejszy.
Na przykładzie własnym oraz przykładzie moich kursantów stale przekonuję się, że poprzez świadome kontrolowanie danych za pomocą Excela można zaoszczędzić naprawdę mnóstwo czasu a co za tym idzie często też i pieniądze – no bo jak wiemy czas = pieniądz Ile? Na to pytanie musisz odpowiedzieć sobie sam, ale postaram Ci się maksymalnie w tym pomóc. Dlatego przy większości wpisów na tym blogu zobaczysz szczegółowe kalkulacje i kalkulatory, oraz arkusze Excel przedstawiające kwoty, jakie może Ci dać chociażby systematyczne oszczędzanie, lub korzystanie z narzędzi które w znaczącym stopniu oszczędzają czas.
W jaki sposób Excel może mi pomóc oszczędzić czas?
Najczęściej właśnie to pytanie zadają sobie osoby, które na co dzień robią mnóstwo manualnej pracy frustrując się przy tym nie wiedząc tak naprawdę, że prawie wszystko co robią można zrobić szybciej lub dużo szybciej. Wpadają w pułapkę przez którą zawalają terminy i są zestresowani .
Wcale tak być nie musi, pomogę Ci to osiągnąć a zaoszczędzony czas będziesz mógł już wkrótce wykorzystać na inne aktywności. Jestem przekonany, że masz już pomysł jak wykorzystać zaoszczędzony czas ?
Automatyzacja w Excelu to trudna sprawa?
Nie będę owijał w bawełnę – jeśli robisz to po raz pierwszy znalezienie sposobu by zaoszczędzić czas może zająć Ci trochę czasu Wymaga to oczywiście jak zawsze dyscypliny, np. w zakresie kontroli przygotowania danych z których chcesz coś policzyć. Wymaga również zmiany niektórych nawyków lub wyrobienia sobie nowych, np. zapełniając arkusz danymi rozszerzać wielkość wierszy zamiast kolumn.
Czasami wymaga też zrezygnowania z nieopartej przyjemności zrobienia czegoś na szybko robiąc od razu raport z danych źródłowych, zamiast oddzielić dane źródłowe i ich interpretacje w innym miejscu skoroszytu. Często bowiem jest cienka granica pomiędzy automatyzacją procesu (oszczędzaniem czasu) a odpowiednim przygotowaniem danych żeby dopiero z nich robić odpowiednie analizy biznesowe czy też prywatnie w zależności od Twoich potrzeb czy to biznesowych czy prywatnych. byciem oszczędnym i byciem skąpym
Zapewniam jednak, że rozsądna automatyzacja może dawać poczucie niesamowitej satysfakcji z tego, gdy te same rzeczy w lepszej formie zajmą nam mniej czasu niż wcześniej. W konsekwencji czego zrobisz duże oczy, gdy wszystkie Twoje zadania zostały zrealizowane i masz oprócz tego zapas czasowy którego tak bardzo potrzebowałeś/aś.
Dzięki temu zabiegowi zyskujemy również poczucie bezpieczeństwa – że nie spóźnimy się z oddaniem jakiegoś raportu które na pewno zauważą Twoi przełożeni jeśli pracujesz na etacie. Możesz uwierzyć lub mnie (a wkrótce mam nadzieję że doświadczysz na własnej skórze) że niektóre operacje, które manualnie robiłeś przez 8 godzin w pracy możesz zniwelować do kilku, lub kilkunastu minut. Czy to nie wspaniałe?
Od czego zacząć?
W moim życiu staram się kierować prostą zasadą: jak mam coś do zrobienia, to po prostu zaczynam to robić ? Taki swój Stan gry. Zaczynam od rozpoznania swojej sytuacji, układam plan działania i robię pierwszy krok. Z automatyzacją jest analogicznie – warto najpierw zrobić “inwentaryzację” czyli uświadomić sobie co już mamy i czy łatwiej jest przerobić pliki które posiadamy czy utworzyć nowe które będą działać wydajniej niż te dotychczas. Być może jak zrobisz sobie taki stan gry uświadomisz sobie, że korzystanie z obecnego narzędzia jest tak bardzo uciążliwe, że warto zrobić go od 0 i do nowego pliku wrzucić tylko te pomysły, które działały do tej pory.
Wiem, że niełatwo jest zmusić się do zmiany nawyków, dlatego spróbuj na początek wykonać kilka podstawowych kroków przybliżających Cię do sukcesu:
Otwórz plik/pliki programu Excel które używasz najczęściej i podziel arkusze na takie, których używasz jednym kolorem a pozostałe których nie używasz innym kolorem. Żeby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem mysz i wybierz kolor arkusza i z palety dostępnych wybierz jeden kolor dla arkuszy wykorzystywanych a innym arkusze zbędne – które zostały stworzone nie wiadomo po co.
Pozwoli Ci to uświadomić w jakimś stopniu uświadomić skalę problemu czy lepiej stworzyć nowy plik, czy próbować usprawnić stary. Powodzenia!