Tabele przestawne w programie Excel – czym są i do czego mogą nam się przydać – cz.1.

Termin Tabela przestawna bardzo często pojawia się w korporacjach oraz w terminologii Excela. Nazwa ta chociaż odrobinę tajemnicza ma jednak sens przy dłuższym zastanowieniu się. Ma bardzo duże możliwości i przy tym jest też stosunkowo łatwa w obsłudze i intuicyjna, tworzy się ją w sposób prosty i szybki. Praktycznie każda branża znajdzie zastosowanie stosowania tabel przestawnych. Tabele przestawne są też kluczowym elementem podczas rozmów kwalifikacyjnych gdyż jest to narzędzie o które pyta się praktycznie zawsze na rozmowach kwalifikacyjnych osób które aplikują na stanowiska biurowe.

Tabele przestawne Excel co to jest

Nazwy tabela nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć, jest to po prostu sposób zapisu i przedstawiania informacji, w którym dane umieszcza się w odpowiednio rozmieszczonych polach. Są one tworzone poprzez poziome i pionowe linie tworząc pewną kostkę – zbiór danych. Miejsce pomiędzy liniami pionowymi nazywamy kolumnami, natomiast poziomymi wierszami.

Niektórych użytkowników Excela intryguje jednak druga część nazwy narzędzia „przestawna” Przestawny to przymiotnik który oznacza, że coś gdzieś można przestawić i dokładnie to samo jest w tym przypadku. Tabele przestawne możesz wykorzystać do zmiany układu danych bez większego wysiłku przeciągając nazwy kolumn pomiędzy polami.

Do czego służy tabela przestawna?

Nieważne czy masz mało danych czy dużo i czy dane są mniej lub bardziej skomplikowane tabele przestawne pomogą Ci w odpowiednim zagregowaniu danych pod Twoje potrzeby i ułatwią Ci ich analizowanie, wyszukiwaniu zależności pomiędzy nimi czy też grupowanie. Możliwości przedstawienia danych za pomocą tabel przestawnych są ogromne i to kilkoma kliknięcia myszki. Informacje zawarte w tabeli przestawnej można by powiedzieć że są takie same jak w tabeli zwykłej, natomiast są bardziej skumulowane i ukazują bardziej przejrzystą formę.

Tabele przestawne w akcji

Wyobraź sobie sytuację, że masz zestawienie sprzedawców. Ci sprzedawcy sprzedają swoje produkty w różnych lokalizacjach (województwach) i na dodatek w różnych odstępach czasowych. Czy jakbym zapytał się Ciebie Jaki sprzedawca ma największy zysk umiałbyś mi odpowiedzieć na to pytanie natychmiast? Albo które województwo generuje największy średni koszt w cały poniższym zestawieniu? No z pewnością można by było to policzyć spisując sobie po kolei gdzieś z boku ale po pierwsze chcemy zaoszczędzić sobie trochę czasu a po drugie w przypadku gdy tych wierszy mielibyśmy kilka (dziesiąt/set) taka analiza trwała by mnóstwo czasu.

Rozwiązaniem tego typu problemu z pewnością mogłaby być tabela przestawna. Dzięki dobrze zbudowanej tabeli można za pomocą nazw kolumn przeciągnąć do odpowiednich pól w tabeli przestawnej żeby w błyskawiczny sposób odpowiedzieć sobie na powyższe pytania. Powyższe dane w tabeli przestawnej można przedstawić na przykład w taki sposób.

Przyznaj sam, że takie zestawienie dużo łatwiej odpowiada na pytanie który sprzedawca ma największy zysk. Przeanalizujmy w takim razie drugie nasze pytanie i zobaczmy jak można uzyskać odpowiedź na nie wykorzystując tabele przestawne.

Czy na powyższym zrzucie jesteś w stanie odpowiedzieć na pytanie które województwo generuje największy koszt? Myślę, że bez problemu. Mało tego zestawienie pokazuje również z jakich sprzedawców składa się dane podsumowanie lokalizacyjne. Jak można było zauważyć danych było kilkanaście wierszy, Prawdziwą potęgę widać przy dużo większych zbiorach danych, gdy ilość wierszy w tabeli źródłowej jest dużo większa, przy czym w tabeli przestawnej może pozostać taka sama.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Oczywiście pokazany powyżej przykład to jedynie wierzchołek góry lodowej informujący o podstawowych informacjach związanych z tabelą przestawną. Jeżeli interesuje Cię tematyka w kolejnych wpisach znajdziesz większą ilość przykładów, informacje na temat tego w jaki sposób tworzyć tabele przestawne, więc jeżeli temat Cię interesuje to cieszę się, że mogłem Ci dzisiaj nakreślić temat.

Jeżeli nie chcesz przegapić tych wpisów, oraz innych ciekawostek ze świata Excela serdecznie zapraszam Ciebie to zapisania się na newsletter, żeby być z nami na bieżąco!

A czy Ty używasz w swoich strukturach tabel przestawnych? jeśli tak to do jakich zastosowań? Daj znać w komentarzu!